Simultaantolken op afstand bij rechtszittingen: aandachtspunten
Nu rechtszittingen weer vaker virtueel worden gehouden is het, als er gebruik wordt gemaakt van een tolk, noodzakelijk om een extra tolkkanaal op te zetten naast de rechtbankverbinding. De rechtbank stuurt een uitnodiging voor de Skypezitting. Maar hoe moet het nu met de anderstalige cliënten en de simultaantolk? Met dit puntenlijstje lukt het.
Wat is er nodig voor een vlekkeloos verloop van het proces?
• De tolk en de partij nemen deel aan twee vergaderingen: één voor de zitting (de zittingsverbinding) en één voor een apart kanaal (het tolkkanaal) tussen de tolk en de partij, zodat de simultaanvertolking plaatsvindt zonder de andere procesdeelnemers te storen. De rechtbank regelt alleen de zittingsverbinding. De advocaat zet het tolkkanaal op ten behoeve van cliënt en tolk.
• De tolk en de partij beschikken over twee apparaten, bijvoorbeeld een desktop en een laptop met internetverbindingen via een stabiele, vaste aansluiting, niet Wifi. (Snelheid is tenminste gelijk aan Intel i5 + 8GB RAM.) Het tolkkanaal kan ook via een conference call of eventueel WhatsApp ingericht worden.
• De tolk en de partij hebben hun microfoon in de zittingsverbinding UIT staan. Als de rechtbank zich tot de partij wendt, vertolkt de tolk vraag en antwoord. Om het antwoord voor de rechtbank te vertolken zet de tolk in de zittingsverbinding de microfoon telkens even aan.
• De tolk gebruikt een USB koptelefoon met (richt)microfoon, NIET de ingebouwde microfoon van de computer. De partij gebruikt ook een koptelefoon met (ingebouwde) microfoon, eventueel de oortjes van zijn mobiele telefoon (Apple Ear Pods heeft een goede ingebouwde microfoon).
• De tolk en de partij selecteren de externe microfoon (en evt. camera) op het tolkkanaal.
• Alle geluidsmeldingen van binnenkomende berichten staan UIT.
• Omgevingsgeluid, gekraak als gevolg van contact met de microfoon en rondzingen worden zo veel mogelijk voorkomen.
• Partij en tolk hebben elkaars mobiele nummer, zodat er via WhatsApp gecommuniceerd kan worden als zich verbindingsproblemen voordoen.
• De procespartijen spreken niet door elkaar heen en houden rekening met de tolk. Op afstand tolken is vermoeiender dan tolken bij een volledig fysieke zitting. Er wordt anderhalf, bij uitzondering maximaal twee uur achtereen zonder pauze een beroep gedaan op de tolk.
• De tolk is niet aansprakelijk voor (tijdelijke) uitval van beeld en/of geluid, dataverlies of ongeoorloofde toegang tot vertrouwelijke informatie die het gevolg zijn van oorzaken buiten haar macht. De tolk heeft het recht om nakoming te weigeren als het technisch niet (langer) mogelijk is de prestatie te leveren.
• Uiterlijk één dag voor de zitting vindt er een ‘test run’ plaats van beide verbindingen.
©Clear Terms